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西安erp凭证
西安erp凭证

time:2020-04-21 13:26:02

author:重庆佰鼎科技有限公司

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erp凭证文/云中流浪

对于会计凭证核算的基础工作,如凭证摘要、会计科目、会计凭证后附单据、会计档案等基础的核算工作。我们总认为这些都是小问题,或者压根不把这些问题看作是问题。而实务中不管是上市公司还是非上市公司,不管我们是采用手工或电算化还是采用erp系统,这些最基础的问题,因为我们不足够重视,导致这些小问题成为财务核算的大问题。正所谓“基础不牢地动山摇”,会计核算的基础工作不做扎实,后续的高阶财务问题都将成为问题。以下案例虽然都是以可以检索到的上市公司的案例,很显然并不是只有上市公司才存在这些问题,也不是说只有上市公司出现这些问题才会被查。而是从这些真实的案例中,窥探会计基础工作在实务中普遍存在的问题,以寻求规范企业会计基础核算,为企业财务分析、税务管理、财务管理提供基础的数据支撑。

一:凭证摘要在会计凭证填制中,我们认为会计科目用对了,金额没错。其他的事情事情就无所谓了。至于凭证摘要不太关心,甚至认为可以忽略不计。首先凭证设置这个摘要肯定是有用的,只是实务中你可能没有用好。但要把凭证摘要写好也不是一个简单的事情。我们需要从两个方向去把握。一是摘要写得太简单。比如业务人员报销差旅费, 摘要直接写“差旅费”。比如日常报销费用,直接写“报销”。这么写都过于简单。写了和没写是一样的。基本的要素,时间,人物都没有涵盖进去。无法为日后查账,更不利于分析取数。二是写的太细,写的太细那就不叫摘要了,那就详细记录。

有的人可能认为会计摘要有什么技术含量的东西,还需要单独拿出来说吗?个人认为,很多人认为简单的事情,实际上如果我们不去认真、规范的去做。这个问题还真成了问题。不要说中小企业存在这个问题,就连很多上市公司都存在这个问题。比如:国民技术关于规范财务会计基础工作专项活动的整改总结报告, 2010 年 10 月 15 日[问题] 部分记账凭证编制不够规范,记账凭证摘要内容不完整、凭证附件数有未填写、报销单核准金额未填大写金额等现象。[整改] 强制要求财务人员在编制凭证时按规定做到摘要内容完整、凭证附件数必须填写、核准金额要填大写金额。整改后,会计核算的基础工作更加规范和扎实。关于上市公司会计整改报告中,其中提到会计凭证摘要不规范的,这里只例举一家作为说明,实际上这个“摘要不规范”问题,在上市公司很多家企业都有。

有人说了,我中小企业证监会也不会查我的会计摘要,税务也管不到我摘要的问题。有什么可规范的必要呢? 其实很多会计都有这个想法,认为这些是针对上市公司的规范,小企业才没人管呢。可是如果真的做好了摘要,真的用心去规范摘要,你会发现对于你后续的账务查询,日后的财务管理是非常有效的。对于采用erp系统的企业,摘要也需要根据业务字段,在凭证模板设置的时候,抓取相关字段,以便系统生成分录时,形成完整的摘要。否则如果对erp系统摘要字段不加以设置的话,出来的全是AR**/AP**/CKD**/RKD**,这些单据号的摘要也是存在问题的。以下本人以个人实务中摘取制定的“摘要规范规则”供大家参考。

二: 会计科目相比较会计凭证摘要,我们对于会计科目还是比较重视的。但是具体到会计科目明细设置,很多企业就存在问题。实务中常见会计科目使用错误,主要体现在:其一以发票为准的会计科目设置:实务中会计做账很多是根据发票或单据的类型来做账,最经常看到的是见到餐饮费发票就计入业务招待费。会计做账时应该按业务的性质来确定成本费用的归集科目,而不是根据单据的种类来确定会计科目。如餐饮票根据业务性质可以入业务招待费,可以计入“职工福利费”,可以计入“差旅费”可以计入“会议费”,可以计入“职工教育经费”。其二以部门为准的会计科目设置,实务中很多会计做账,以部门作为科目设置的准则。比如招待费,研发人员报销招待费计入研发支出-业务招待费,生产人员报销招待费计入制造费用-业务招待费。还比如生产人员为办公室代买的办公用品,会计人员见报销人员是生产人员就直接计入制造费用-办公费。以下主要用上市公司的案例,从“费用抓瞎入其他”,“未按照业务实质计入相关科目”,“未合理分摊使用会计科目”三个方面来说明普遍性的会计科目错误使用问题。

1:费用抓瞎,入其他

实务中很少企业专门设置了会计科目规范使用手册。很多企业没有规范的科目设置规则,导致会计人员对于抓不准的科目,一律采用“抓瞎”的办法,统一入“其他”。比如“兆驰股份:关于全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的整改报告(2010 年 10 月 30 日)[问题] 公司会计科目设置不合理,费用类科目中明细科目“其他”中项目过多。[整改] 公司已经增设明细子科目细化核算,并在《会计系统控制制度》中已作出相关规定。”此公司是我们实务中普遍存在的问题,很多会计对于把我不准的项目,直接计入其他。一是可能确实不知道入哪个科目,二是其他项目过多,日后面对税务检查,存在一定风险。

2:未按照业务实质计入相关科目

会计记账强调“实质重于形式”,也就是我们记账必须根据业务的实质来记账。什么是会计的业务实质呢?否则会出现将财务部的所有费用都计入财务费用的问题,或者见到餐饮费发票就计入业务招待费。实务中未按照业务实质记账的问题还是比较普遍,比如“金健米业关于监管部门现场检查中发现的有关问题的整改报告(2009 年 09 月 29 日)[问题] 会计科目设置或使用不当:( 1)将银行融资发生的业务招待费记入“管理费用-融资费用”科目,未记入“管理费用-业务招待费”科目。( 2)公司总部 2008 年 12 月将 2 楼展厅布展费记入“管理费用-其他”,未记入“销售费用”。( 3)将车间固定资产维修费记入“制造费用”,未按新准则要求记入“管理费用”。如常德精米厂、常德面制品分公司。( 4)对临时工工资未纳入“应付职工薪酬”科目核算,如常德精米厂、常德面制品分公司等。( 5)公司总部将应付给客户的资金以业务员的名义设立明细科目核算,不便于债权债务的管理。[整改] ( 1)将银行融资发生的业务招待费记入“管理费用-业务招待费”科目。( 2)将公司展厅布展费用记入“销售费用”。( 3)将固定资产维修费记入“管理费用”。( 4)将临时工工资记入“应付职工薪酬”科目核算。( 5)将应付客户的资金以业务员的名义设立明细科目核算时,将客户的名称作为附注列明,便于跟踪债权债务的经办人,从而达到管理到位的目的。”将银行融资发生的业务招待费记入“管理费用-业务招待费”科目;将 2 楼展厅布展费记入“销售费用”。都是回归到业务实质的要求。将固定资产维修费记入“管理费用”一是新会计准则的要求,二是也是强调业务实质的要求。

3:未合理分摊使用会计科目

“中科电气:关于收到湖南证监局责令改正决定书的公告(2010 年 08 月 18 日) [问题] 会计科目使用不正确。如公司员工的“四险一金”均通过“管理费用”计提,未按照员工所属部门计入不同项目;公司支付民工工资未通过“应付职工薪酬”科目核算;公司行政办公发生的水电费未计入管理费用而全部计入生产成本。[整改] 1、公司员工的“四险一金”未按员工所属部门计入不同项目,而均通过“管理费用”计提,主要是相关会计人员对企业会计准则的相关条款理解偏差造成。2、支付民工工资未通过“应付职工薪酬”科目核算,主要是因为民工工资支付额小且多为维修发生,所以直接计入了相关费用。 3、公司行政办公发生的水电费未计入“管理费用”而全部计入了“生产成本”,主要是行政办 公用水用电未单独装表计量且发生额小,所以会计人员未将其在“生产成本”和“管理费用”之间分摊。”此类问题主要是相关会计处理没有合理分摊。导致公司员工的“四险一金”未按员工所属部门计入不同项目,而均通过“管理费用”计提;公司行政办公发生的水电费未计入“管理费用”而全部计入了“生产成本”。实务中这种分摊问题,需要会计对于业务和会计有一个准确的理解,同时分摊的标准也需要符合相关要求,如果认为反正都是计入损益科目,全部计入某一个科目都是错误的。

4:按照自己理解使用会计科目

“包钢股份:关于内蒙古证监局现场检查的整改报告(2010 年 07 月 31 日) [问题] 2009 年度将处置固定资产损失 43.6 万元应列入“营业外支出”,但却以负数列入了“营业外收入”中。[整改] 公司将严格执行企业会计准则和公司会计核算制度,加强培训,增强对复核环节的控制。”这种根据自己的理解来处理的思路,也存在不少。认为营业外支出以营业外收入负数都是一个性质,这种处理思路需要及时纠正。

三:会计凭证后附单据1:单据要素不齐全erp凭证

日常实务中对于会计凭证后面的单据,一是不少企业因为缺乏严格的单据管理,或者缺乏严格的内控管理。导致单据内控要素不齐全或者流于形式,二是不管是在电算化还是erp下,存在对于单据的不重视现象,导致会计凭证后附单据不齐全。会计单据不齐全不仅是会计规范处理的要求,同时税务风险管理,企业法律风险等各项管理的需求,因为单据就是证据。

“关于湖南证监局现场检查有关问题的整改报告( 2010 年 11 月 23 日)[问题] 公司会计记账凭证的制作有欠规范。如:部分记账凭证后缺少复核人员、出纳和记账人员签名;部分原始凭证后的原始凭证粘贴单要素不齐全。[整改] 对于存在部分记账凭证缺少相关责任人签名的问题,公司自接到《改正决定书》即日起,已陆续对上述制作欠规范的会计记账凭证进行了整改,并更加规范了相关责任人的签名。对于原始凭证粘贴单不齐全的问题,主要是由于检查期间公司财务系统刚刚升级完成,在重新整理相关原始单据时出现部分归集暂未整理到位,公司自接到《改正决定书》后已完成了单据的规范齐全。”

2:企业出于保密原因,未附单据。

一些企业出于保密原因,对于一些涉及企业内部资料单独保管,没有附在凭据后面。比如工资表、年终分红、各项提成分配表。这些单据严格来说也是必须附在会计凭证后面的,如果没有附在后面,需要建立单独的索引,以便随时查找。“怡亚通(关于规范财务会计基础工作专项活动的整改总结报告), 2010 年 10 月 21 日[问题] 个别凭证的原始附件没有附在记账凭证后面,或未与记账凭证建立索引。例如:因出于保密的考虑,工资薪酬类的原始凭证没有附在记账凭证后,而是单独保管。[整改] 对前期此类凭证建立相应的索引编号,并要求后期在制作此类凭证时也必须建立相应的索引号以便查找。”erp凭证

3:相关单据缺乏完整性与链条性。

以上说的是企业没有单据或者单据不齐全的问题,其实还有一个实务中比较多的问题,就是单据的完整性与链条性。比如以下企业关于盘点单据的问题,就是最典型的单据完整性与链条性问题。“深天马 A(关于规范财务会计基础工作专项活动的整改总结报告), 2010 年 10 月 26 日[问题] 存货盘点报告方面问题。[整改]重点对以下方面进行整改: 1、盘点表电子文档是否齐全; 2、电子文档与纸质盘点表是否一致; 3、盘点表是否有相关人员签字; 4、半年度/年度纸质盘点表是否有制表人、审核人、部门经理签字(半年度、年度检查); 5、盘点差异是否分析原因并提出整改措施。”很多企业盘点表,都是一张盘点表,然后其他的、盘点差异是否分析原因并提出整改措施都没有。这种情况不仅不符合会计规范的要求,也不满足企业内部控制的要求,同时也不符合企业税务管理的要求。也就是会计凭证后附的单据,不仅要说明会计凭证上的会计业务,同时也要满足企业内部控制,税务风险管理的要求。

四:会计凭证档案关于会计档案的问题,主要的是要不就是企业没有会计档案管理的制度,要不就是有了会计档案管理制度,但是管理制度束之高阁,没有具体落实制度。会计档案管理是会计法规定的,实务中存在不少企业没有遵从会计档案管理规定。但是不管是从法律法规的要求来说,还是从企业内部控制管理,企业税务管理等方面,都需要进行严格的管理。15年新的会计档案管理办法出台,中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号—会计档案管理办法,可见会计档案问题法律法规方面与时俱进,企业不管从会计法律,税务管理都需要足够重视会计档案管理的问题。

1:没有会计档案会计办法

西藏药业关于西藏证监局对公司采取责令改正措施决定的整改报告( 2013 年 12 月 25 日)[问题] 公司于2013年11月4日收到了中国证券监督管理委员会西藏监管局下发的《关于对西藏诺迪康药业股份有限公司采取责令改正措施的决定》(藏证监发〔 2013〕 132号)。《决定》指出:部分内部控制制度不健全,本草堂未制订会计档案管理办法。[整改] 针检查中发现的部分内控制度不健全,特别是会计档案管理空缺的问题,本草堂财务管理部已就此问题进行了整改,按照股份公司的内控制度并结合本草堂实际完善了会计档案管理制度,编制了《会计档案登记清册》,对历年会计档案进行了全面梳理并按制度要求进行规范管理。

2:有管理办法没有具体落实

深圳万讯自控股份有限公司关于开展规范财务会计基础工作专项活动自查报告( 2011 年 04 月 25 日 )[问题] 公司《财务会计管理制度》中规定:“会计档案调阅必须经财务负责人同意,填写调用清单才能携出,并在约定的期限内收回。在经得财务负责人同意后才能复印。”实际未按相应规定办理。[整改] 会计档案调阅和复印时,申请人已按规定填制《会计档案调阅申请单》,写明调用原因、调用档案明细、归还期限,经财务负责人审批后,由会计档案管理人员办理借调手续。现会计档案调阅和复印手续规范,合理保证了会计档案和会计信息的正确性。

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